ALAIN


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Est-ce que vous utilisez efficacement les messages sur les répondeurs ?

 

Écrit par conseilsmarketing.com I Catégorie: Pub ... divers | Date: 2013

 

 



Les Répondeurs de l’Entreprise

La première chose qu’on néglige trop souvent, c’est le répondeur de l’entreprise.
Généralement il y a un message classique du type « bonjour, vous êtes bien à la société X, veuillez laisser un message ».
Ce message d’auto-répondeur peut être beaucoup plus intéressant, en particulier pour communiquer sur des promotions.

Tout d’abord vous pouvez utiliser les messages d’attente afin de les rendre plus agréables, et faire passer un message avec de la musique.
Cette petite musique vous coûtera un peu plus cher, mais l’effet Pro est vraiment excellent pour votre image.
Vous pouvez acheter une musique libre de droits et la passer en boucle entre deux promo.
Pour cela vous pouvez acheter une musique courte ou mettre de la voix en plus de la musique.
Pour trouver de la musique libre de droits à partir de 10 €, vous pouvez utiliser Audio Jungle :




Entre la musique, vous mettrez un petit message sur une promotion, un nouveau produit, etc, ce qui vous permettra de communiquer aux clients en attente des informations qu’ils ne connaissent peut-être pas sur une nouvelle gamme de produits, une tarification, etc.


Si dans l’entreprise il y a quelqu’un qui a une jolie voix, vous pouvez lui demander d’enregistrer un message. Autrement, vous pouvez avoir recours à un comédien.

Les Messages sur les Répondeurs de vos clients.

Ensuite, quand vous-même vous laissez un message à vos clients et prospects, vous pouvez le travailler pour qu’il soit pertinent et vendeur.

La première chose c’est de réfléchir à ce que vous allez dire avant d’appeler.
Trop de gens appellent sur un répondeur et se retrouvent à hésiter car finalement il ne savent pas quoi dire au bout de quelques phrases.
Soit vous préparez le message mentalement, soit vous notez les grandes idées sur un papier, c’est ce que je recommande.

Ecrire ces quelques notes ne prend pas beaucoup de temps, et cela vous permet de ne rien oublier, et vous serez plus détendu et aurez un message beaucoup plus clair.

Votre message sur une boite vocale doit être structuré : vous donnez toujours au début le nom de votre société puis le sujet de votre appel.
Un réflexe important est de parler lentement. Parfois les gens sont pressés ou appellent dans la rue, ce qui ne fait pas professionnel.

N’oubliez pas que votre interlocuteur doit être en réunion ou en déplacement, donc elle va écouter votre message quand elle sera plus au calme, et vous vous serez peut-être dans la circulation, donc c’est important de parler lentement.

Quand on parle trop vite, les gens n’ont parfois pas le temps d’écouter et doivent le repasser plusieurs fois.
Répétez toujours deux fois le numéro de téléphone et évitez de donner votre e-mail : il faut que les gens puissent le noter, en plus il y a parfois des problèmes de son.

Parlez donc lentement, ce qui vous permettra d’être compris même s’il y a des coupures.
Parlez lentement, donnez deux fois votre numéro de téléphone et entraînez-vous. Laissez un message sur votre propre répondeur et voyez ce que vous en pensez.

Faites également très court. Si vous avez une promotion à faire, ne la donnez pas, dites plutôt que vous avez une bonne nouvelle ou des informations intéressante sur la commande.

Ne dites pas tout au téléphone pour garder l’effet de surprise et pour que la personne soit contente de vous voir.
Il peut arriver que votre message se coupe. Si vous n’êtes pas sûr, vous rappelez et expliquez que vous pensez avoir été coupé, puis donnez la fin de votre message.
Mais évitez-le si possible, ce n’est pas très pro…

Votre message sur votre répondeur

C’est le message que vous laissez aux personnes qui tombent sur votre messagerie.
Avant toute chose, il faut faire un petit script, c’est vraiment important pour un message Pro.
Faites-le de manière écrite, puis lisez-le à haute voix en vous assurant que ça corresponde bien, en ayant bien sûr une voix calme et posée.

Évitez de le faire à partir d’un téléphone portable, sauf si vous êtes dans un endroit calme.
Souriez en enregistrant votre message. Mettez-vous éventuellement devant une glace, essayez d’avoir l’air amical.
Vous verrez immédiatement la différence entre un message enregistré à la va-vite et un message enregistré avec un sourire et en pensant à la personne.

Ça peut paraître évident, mais évitez les termes négatifs dans votre message.
Ne dites pas « je ne suis pas disponible pour le moment » ou « ne me laissez pas de message mais envoyez-moi un e-mail », mais plutôt « je suis en déplacement en ce moment, vous pouvez me laissez un message sur… ».

Évitez aussi le « laissez un message après le bip », parce que tout le monde sait comment ça marche, et s’il n’y a pas de « bip » sur le répondeur ça fait encore plus ridicule.

Dans votre message, vous pouvez aussi mettre en place un système pour éviter que les gens tombent sur votre répondeur, par exemple en indiquant que vous avez un site internet : « Bonjour, c’est Frédéric Canevet de ConseilsMarketing.fr, laissez-moi un message. Il est possible que je sois en rendez-vous ou en ligne. Je vous invite à visite mon site internet ou à m’envoyer un e-mail grâce au formulaire de contact du site internet. Éventuellement, si vous voulez me joindre plus tard, vous pouvez appeler le … pour joindre un de mes collègues ».

Faites en sorte que votre message soit facile, clair et si possible sous les 20 secondes.
Évitez aussi de dire « je suis en vacances de telle date à telle date » car bien que ça vous donnera un aspect un peu fun, les gens se diront « c’est avec mon argent qu’il part en vacances ». Soyez plutôt discret là-dessus.

Pour finir, la structure idéale d’un message, c’est :
– la salutation,
– votre nom,
– le nom de l’entreprise ou du département dans lequel vous travaillez,
– vous indiquez que vous n’êtes pas disponible,
– invitez à laisser un message
– si vous êtes en déplacement, indiquez que vous répondez dans les 24 ou 48 heures,
– une méthode de contact alternative comme un hotline ou une assistante qui permettra d’avoir une réponse d’avoir une réponse avec une durée entre 20 et 25 secondes.
Évitez les messages très longs où on a juste envie que ça s’arrête.